II. Задачи Отдела
4. Основными задачами Отдела являются:
4.1. Обеспечение административно-хозяйственной деятельности Самарастата, осуществление контроля исполнения документов Росстата и иных государственных органов, поручений руководства Самарастата и приказов Самарастата в пределах компетенции Отдела;
4.2. Обеспечение и ведение делопроизводства, электронного документооборота;
4.3. Формирование требований, определение условий исполнения государственных контрактов (договоров), критериев оценки выполненных работ, оказанных услуг по размещенным заказам, относящимся к компетенции Отдела;
4.4. Организация рационального использования и сохранности имущества, объектов недвижимости и земельных участков, находящихся в оперативном управлении, аренде и безвозмездном пользовании Самарастата;
4.5. Организация эксплуатации и содержания зданий Самарастата, инженерных коммуникаций, охраны и пожарной безопасности для обеспечения деятельности Самарастата;
4.6. Организация и осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Самарастата;
4.7. Организация подготовки и обеспечения выполнения государственных программ Российской Федерации, федеральных и ведомственных целевых программ;
4.8. Организация работы по выполнению в Отделе требований федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Минэкономразвития России, приказов Росстата, Самарастата и иных нормативных правовых актов по вопросам, связанным с повседневной деятельностью Отдела.
III. Функции Отдела
5. Отдел осуществляет следующие функции:
5.1. В части обеспечения административно-хозяйственной деятельности Самарастата, осуществления контроля исполнения документов Росстата и иных государственных органов, поручений руководства Самарастата и приказов Самарастата в пределах компетенции Отдела:
5.1.1. Осуществление рассмотрения документов, поступивших в адрес Самарастата, относящихся к компетенции Отдела;
5.1.2. Проверка исходящей корреспонденции на предмет соблюдения требований по их оформлению в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Федеральной службы государственной статистики;
5.1.3. Организация приема граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления руководством Самарастата;
5.1.4. Подготовка нормативных правовых актов Самарастата, в пределах компетенции Отдела;
5.1.5. Осуществление контроля за сроками исполнения документов Росстата и иных государственных органов, поручений руководства Самарастата и приказов Самарастата, относящихся к компетенции Отдела;
5.1.6. Осуществление контроля за сроками рассмотрения обращений граждан, принятия по ним решений и направления ответов гражданам, в установленный законодательством Российской Федерации срок;
5.1.7. Подготовка информации о ходе исполнения документов Росстата, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, документов иных государственных органов, учреждений, организаций, должностных лиц, по обращениям граждан, поручений руководства Самарастата и представление её заместителям руководителя Самарастата, начальникам структурных подразделений Самарастата;
5.2. В части обеспечения и ведения делопроизводства, электронного документооборота:
5.2.1. Осуществление контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами, в том числе с документами, содержащими гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования", в структурных подразделениях Самарастата;
5.2.2. Обеспечение в пределах своей компетенции соответствующего режима хранения полученных в процессе деятельности Отдела документов с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования";
5.2.3. Осуществление делопроизводства с документами на бумажных носителях, в том числе с документами, содержащими гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, с применением информационных технологий (системы электронного документооборота Росстата (далее - СЭД);
5.2.4. Осуществление ежедневного приема, первичной обработки и регистрации всех документов, в том числе электронных документов, направляемых (получаемых):
в органы государственной власти субъекта Российской Федерации, органы местного самоуправления, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, гражданам, в иные государственные органы, учреждения, организации, Росстат и его территориальные органы по СЭД;
документов, поступающих на официальный электронный адрес Самарастата в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;
5.2.5. Проверка фактического наличия всех документов с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования", полученных и подготовленных (не подшитых в дела) в структурных подразделениях Самарастата;
5.2.6. Осуществление оперативного поиска, анализа информации и выдача необходимых справок по документообороту;
5.2.7. Осуществление учета поступления и выдачи бланков Самарастата с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и организация работы по введению в действие бланков Самарастата;
5.2.8. Осуществление работы, связанной с отбором, подготовкой и передачей архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Отдела, в архив Самарастата в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарастата.
5.2.9. Осуществление в пределах компетенции Отдела контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, принятия по ним решений и направления ответов гражданам, в установленный законодательством Российской Федерации срок;
5.2.10. Размещение информации о результатах рассмотрения обращений граждан на информационном ресурсе ССТУ.РФ в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
5.2.11. Совместно со структурными подразделениями Самарастата внесение предложений, направленных на улучшение организации делопроизводства и исполнительской дисциплины;
Осуществление подготовки информации об объеме документооборота и результатах рассмотрения обращений граждан;
5.2.12. Организация работы по изготовлению, учету, хранению, и уничтожению печатей и штампов в Самарастате, контроль за их использованием;
5.3. В части формирования требований, определения условий исполнения государственных контрактов, критериев оценки выполненных работ, оказанных услуг по размещенным заказам, относящимся к компетенции Отдела:
5.3.1. Подготовка совместно с отделами, в части их касающейся, обоснований необходимости формирования требований (разработки технических заданий) к предмету закупки и определения существенных условий исполнения государственных контрактов;
5.3.2. Определение квалификационных требований и критериев оценки заявок участников размещения заказов;
5.3.3. Осуществление размещения заказов;
5.3.4. Организация и осуществление совместно с отделами, в части их касающейся, приемки результатов закупки товаров, выполнения работ, оказания услуг с оформлением соответствующих актов сдачи-приемки по направлениям закупок, относящимся к сфере деятельности Отдела;
5.3.5. Осуществление контроля за исполнением государственных контрактов (договоров);
5.4. В части организации рационального использования и сохранности имущества, объектов недвижимости и земельных участков, находящихся в оперативном управлении, аренде и безвозмездном пользовании Самарастата:
5.4.1. Осуществление контроля за использованием по назначению и сохранностью объектов недвижимости и земельных участков, находящихся в федеральной собственности и в государственной собственности, а также иного федерального имущества, закрепленного на правах оперативного управления за Самарастатом;
5.4.2. Во взаимодействии с Территориальным Управлением Федерального агентства по управлению федеральным имуществом по Самарской области, другими территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и Росстатом проведение работ по обеспечению эффективного управления имуществом, закрепленного за Самарастатом на правах оперативного управления;
5.4.3. Обеспечение в пределах своей компетенции в установленном порядке передачи объектов недвижимости, находящихся в федеральной собственности и используемых Самарастатом для выполнения своих полномочий, в собственность субъектов Российской Федерации или муниципальную собственность;
5.4.4. Оформление в установленном порядке документов, необходимых для закрепления за Самарастатом недвижимого имущества и представление их уполномоченным органам федеральной исполнительной власти;
5.4.5. Составление отчетов, справок, аналитических и других материалов по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
5.5. В части организации эксплуатации и содержания зданий Самарастата, инженерных коммуникаций, охраны и пожарной безопасности для обеспечения деятельности Самарастата:
5.5.1. Участие в формировании сметы расходов на содержание зданий Самарастата;
5.5.2. Участие в распределении финансовых средств, выделенных Самарастату на содержание административных зданий, сооружений и помещений Самарастата;
5.5.3. Во взаимодействии со структурными подразделениями Самарастата организация работ по подготовке зданий и сооружений Самарастата к эксплуатации в осенне-зимний период, подготовка отчета о готовности зданий и сооружений к эксплуатации в осенне-зимний период;
5.5.4. Организация и проведение работ по заключению государственных контрактов (договоров) на предоставление коммунальных и эксплуатационных услуг, составление отчетов и подготовка необходимой документации для представления в организации - поставщики коммунальных услуг;
5.5.5. Разработка и выполнение организационно-технических мероприятий, направленных на повышение пожарной безопасности зданий Самарастата совместно с комиссией по оперативному контролю за состоянием зданий и инженерных сооружений Самарастата, а также организация мероприятий по устранению предписаний уполномоченных органов;
5.5.6. Организация и проведение работ по заключению и ведению государственных контрактов на охрану зданий Самарастата, а также осуществление контроля за выполнением мероприятий по их охране;
5.5.7. Планирование работ по содержанию и обслуживанию зданий Самарастата, коммуникаций, транспортного обеспечения Самарастата с привлечением специализированных организаций;
5.5.8. Организация закупки и приемки на склад, хранения и выдачи со склада материальных ценностей и основных средств, находящихся на балансе Самарастата по направлениям, относящимся к компетенции Отдела. Участие в работе комиссии по проведению инвентаризации материальных средств в Самарастате;
5.6. В части организации и осуществления в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Самарастата:
5.6.1. Организация работы по введению в действие с 1 января календарного года Номенклатуры дел Самарастата на основе номенклатур дел структурных подразделений Самарастата;
5.6.2. Организация в соответствии с архивным законодательством Российской Федерации работы по комплектованию архива Самарастата документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в т.ч. по личному составу, на бумажных носителях и электронных документов, образовавшихся в процессе деятельности Самарастата, хранению, учету и использованию архивных документов;
5.6.3. Организация работы по проведению структурными подразделениями Самарастата экспертизы ценности документов на бумажных носителях и электронных документов на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела;
5.6.4. Обеспечение хранения документов на бумажных носителях и электронных документов в архиве Самарастата на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела.
5.7. В части организации подготовки и обеспечения выполнения государственных программ Российской Федерации, федеральных и ведомственных целевых программ:
5.7.1. Осуществление деятельности по вопросам организации постановки федеральных государственных гражданских служащих на учет и снятия с учета для получения единовременных субсидий на приобретение жилого помещения;
5.7.2. Ведение базы данных государственных гражданских служащих, состоящих на учете и снятых с учета для получения единовременных субсидий на приобретение жилого помещения;
5.7.3. Подготовка предложений руководству Росстата о предоставлении субсидий на приобретение жилья для сотрудников Самарастата;
5.8. В части организации работы по выполнению в Отделе требований федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Минэкономразвития России, приказов Росстата, Самарастата и иных нормативных правовых актов по вопросам, связанным с повседневной деятельностью Отдела:
5.8.1. Обеспечение реализации положений Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
5.8.2. Организация и контроль соблюдения в Отделе Правил внутреннего трудового распорядка Самарастата, Служебного распорядка и Кодекса этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих Федеральной службы государственной статистики;
5.8.3. Обеспечение предоставления федеральными гражданскими служащими Отдела сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, подлежащих размещению на официальном сайте Росстата в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», в соответствии с утвержденным Перечнем должностей, при замещении которых служащие обязаны представлять сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, установленный нормативными правовыми актами Российской Федерации;
5.8.4. Обеспечение исполнения федеральными гражданскими служащими Отдела обязанности уведомлять представителя нанимателя, органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к ним какихлибо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных и иных правонарушений;
5.8.5. Профилактика коррупционных проявлений, обеспечение соблюдения федеральными государственными гражданскими служащими запретов, ограничений, обязательств и правил служебного поведения, установленных законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе и урегулирования конфликта интересов на государственной гражданской службе;
5.8.6. Планирование профессионального развития федеральных государственных гражданских служащих Отдела;
5.8.7. Соблюдение установленного в Самарастате режима хранения и защиты первичных статистических данных, официальной статистической информации и иной конфиденциальной информации от несанкционированного доступа, хищения, утраты, подделки или искажения;
5.8.8. Обеспечение защиты и сохранности сведений, составляющих государственную тайну;
5.8.9. Соблюдение установленного в Самарастате режима секретности;
5.88.10. Подготовка предложений о допуске работников Отдела к государственной тайне и обоснований необходимости их допуска к государственной тайне;
5.8.11. Участие в мероприятиях по мобилизационной подготовке и гражданской обороне Самарастата;
5.8.12. Обеспечение в пределах установленных полномочий надлежащих организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей работников Отдела, сохранности основных средств и имущества, закрепленного за Отделом;
5.8.13. Обеспечение в пределах установленных полномочий соблюдения техники безопасности;
5.8.14. Обеспечение ведения делопроизводства в Отделе в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, с применением Системы электронного документооборота Росстата.
5.8.15. Подготовка информации о направлениях деятельности Отдела для размещения на официальном Интернет-сайте Самарастата в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», в пределах компетенции Отдела;